De zoektocht naar geschikte software voor jou bedrijf is geen sinecure. Hoe jammer is het niet om na uren en dagen zoekwerk en talrijke afspraken tot de vaststelling te komen dat de gekozen software niet voldoet en je voortdurend tegen tekortkomingen aanloopt.
Daarnet vertelde een zaakvoerder me dat hij opnieuw op zoek was naar een goed systeem. Hij had een paar weken eerder na weken opzoekingswerk en talrijke afspraken uiteindelijk de knoop doorgehakt en gekozen voor een systeem dat nu jammer genoeg niet geschikt is voor zijn bedrijf.
Gevolg, er worden veel fouten gemaakt, er is veel dubbel werk en de medewerkers klagen. Jammer van zijn tijd en zijn centen natuurlijk.
Sta jij ook voor de moeilijke keuze en ben je op zoek naar geschikte software, weet dan dat er voor elk bedrijf een goede oplossing bestaat. Zelfs voor de kleine zelfstandige die alleen werkt of met een aantal medewerkers zijn er zeer goede programma’s op de markt die hem heel wat tijd kunnen besparen. Het loont zeker de moeite om eens op zoek te gaan.
Hierbij geef ik je graag een aantal tips
- Ga op zoek naar software die jouw bedrijfsprocessen en werkstromen ondersteunt. Het draait dus niet om wat de software allemaal kan, maar over hoe ze jouw organisatie kan ondersteunen en versterken. Breng daarom eerst jouw processen in kaart en bekijk hoe deze kunnen vertaald worden in software.
- Voorzie voldoende tijd en breng in kaart wat voor jou belangrijk is. Betrek hierbij je medewerkers. Ik heb genoeg voorbeelden gezien van zaakvoerders die te snel een keuze maken. In alle gevallen was dit een verkeerde keuze en hebben ze toch tijd moeten maken om op zoek te gaan naar het juiste programma.
- Breng in kaart wat voor jou belangrijk is. Welke functies mogen zeker niet ontbreken? Wat is het doel van de software. Welke toegevoegde waarde wil je hiermee bekomen?
- Doe navraag bij concullega’s en bevraag welke systemen zij nu gebruiken. Welke voordelen en/of nadelen ondervinden ze hierbij.
- Betrek je medewerkers in het verhaal. Start eventueel een werkgroep op die alles verzamelt. Uiteindelijk zullen zij de software moeten gebruiken en moet het hen efficiënter maken.
- Kies voor een toekomstgerichte oplossing. Wees je bewust dat software voor de lange termijn is. Bekijk goed de voorwaarden van je leverancier en de kostprijs ivm met update- en service-contracten.
- Faseer de implementatie en start bij het begin. Meestal als er voor bepaalde software wordt gekozen, kan het pakket nog veel meer. De verleiding is soms te groot om ineens alles te willen kunnen. De implementatie hiervan zal langer duren, maar geeft ook meer kans op mislukking. Bepaal daarom je prioriteiten en faseer de implementatie.
- Bied regelmatig opleidingen aan. Voor optimaal rendement is het belangrijk dat de medewerkers alle functionaliteiten kennen en benutten. Daarom is het verstandig om voldoende tijd te spenderen aan opleiding en dit regelmatig te herhalen.
- Blijf optimaliseren. Een bedrijf is constant in beweging en zo ook de bedrijfsprocessen. Wees waakzaam dat de software meerwaarde biedt en je bedrijf naar een hoger niveau brengt.
Ben je zelf op zoek naar geschikte software en wil je hierbij begeleiding? Contacteer dan leveleight voor meer informatie op doenja@leveleight.be.
